كيف تعمل أكثر في وقت أقل - الجزء الثاني

 كيف تعمل أكثر في وقت أقل الجزء الثاني

• تعمل غالبا وقت إضافي في المساء أو في عطلة نهاية الاسبوع لاداء ما لم تتمكن من أدائه خلال ساعات الدوام الرسمي؟
• هل تشعر بالتوتر بسبب الاعمال التي لم تؤديها؟
• أنت عاجز عن التركيز على تحسن حياتك وعملك على المدى الطويل بسبب أزمة العمل المستمرة أو كثرة الاعمال؟
• هل تشعر فعلا أنك حققت ما تريده على صعيد عملك وحياتك؟
• هل ترغب في نتائج أفضل لقاء وقتك وجهدك الذين بذلتهما في عملك؟
• هل ترغب في الاسترخاء والاستمتاع بالاجازات لمرات أكثر؟

عند توجيه هذه الاسئلة، فان معظم الاشخاص يجيبون بكلمة نعم، فأن كانت إجابتك أنت ايظاً بــــ: نعم، فأمامك مفاجأة سارة: باستطاعتك التغلب على هذه المشاكل ويمكنك انجاز ما هو أكثر أهمية لعملك ولذاتك وستجد مزيدا من الوقت للانتباه لنفسك ولعائلتك وللاشياء التي تحب أنت تعملها.
أشعر هذا اليوم بالتردد - سيتكرر الامر ذاته غداً - ويزداد سوءاً في اليوم الموالي، ان كل تردد في اتخاذ القرار يتسبب في التأخير، وتضيع الايام حسرة على الايام الخوالي.
هل أنت جاد؟
أستغل هذه الدقيقة بالذات فقط ابدا العمل، عند ذلك يتهيأ العمل للعمل، فقط ابدأ العمل وسيكتمل كل شي في وقته.

الفصل الاول

القانون الاول لتحسين الكفاءة الشخصية هو: نفذ أي بند فور لمسه أو قراءته
أنا لا اتحدث عن الاشياء التي لا أستطيع فعلها الان، او حتى الاشياء التي لا ينبغي ان تفعلها الان، بل أقصد جميع الاشياء التي تستطيع أن تفعلها ويجب أن تفعلها ولكنك لم تفعلها بوقتها.
لا تضيع يومك في اشياء لن تفعلها بدلاً من من ذلك انتقل الى الاشياء التي تنوي فعلها وافعلها الان، الان وليس غداً.
ابدأ بمكتبك او مكان عملك

إليك الخطوات الثمان التالية التي تساعدك في التغلب على عادة التأخير:

1- أفعل الشئ مرة واحدة.

إن القراءة الغير ضرورية لكل شئ في مكتبك او في بريدك الاليكتروني قبل أن تبدأ بالتنفيذ لا يحقق لك شياً، فأنت من خلال قراءتك الاولى لرسالة شكوى من زبون ستعرف المراد منها، فقراءتها للمرة الثانية او الثالثة يضاعف وقت القراءة وتبقى الرسالة دون جواب، أجب على الرسالة فور قراءتها في المرة الاولى - افعله الان - وبذلك توفر الوقت وتبدأ خطواتك نحو رضاء الزبون وانجاز المهمة التي تمنعك من انجاز الاشياء الاخرى.

2- أفرغ ذهنك.

من الواضح أن تحديد الاولويات جزء مهم من السيطرة على عملك، غير أن تحديد الاولويات يمكن أن يكون بحد ذاته أفضل عذر لعدم العمل، ويعني تحديد الاولويات تأجيل المهام غير المهمة الى وقت لاحق وقد لا ترى النور ابداً.
إن عدم اداءك لمهامك في الاوقات المحددة يفقدك القدرة على التركيز التي بين يديك بسبب الاصوات الموجودة في عقلك الباطن والتي تذكرك باستمرار بالمهام غير المكتملة.
إن أفضل طريقة للتقليل من حجم العمل هي التخلص من الاشياء الصغيرة التي تشعرك بضخامة العمل الذي ينتظرك وبالتالي تحول تفكيرك عن الاشياء المهمة.

 ((إن التركيز في صيغته الصادقة غير الخادعة يعني قدرة الفرد على التركيز على شئ واحد بذاته))

كـــــومار

3- عالج المشاكل وهي صغيرة.
4- قلل من المعوقات.

إن من فوائد التقليل من المقاطعات / المعوقات تحسين جودة العمل، فعندما تكون خالي الذهن من الاشياء الاخرى فتركز جُل اهتمامك على عملك وتصبح قادرا على انجاز قدر أكبر من العمل في الفترة الزمنية نفسها نظراً لانه بإمكانك العمل دون مقاطعة.

5- تخلص من المعلقات.

اذا كنت تريد السيطرة على تدفق العمل ولديك في الوقت ذاته أمور معلقة، فعليك اولاً إنهاء الامور المعلقة حتى تتمكن من السيطرة على عملك، وتوجد خمس نقاط أساسية للتعامل مع الامور المعلقة:

1 - حدد الامور المعلقة.
2 - حدد الاولويات والبنود التي يجب إنهاؤها اولاً.
3 - حدد وقتاً في جدولك الزمني اليومي لانهاء إحدى هذه البنود، كل على حدة.
4 - حدد سبب وجود المعلقات.
5 - اتخذ الخطوات اللازمة للحيلولة دون تراكم المواد المعلقة ثانية ودون ازدياد البنود المعلقة الحالية.
6 - ابدأ عملك بتوجهات للمستقبل وليس للماضي.
7 - توقف عن القلق.
إن معرفة متى يجب الا تعمل بجد هو بنفس أهمية أن تعرف متى تعمل بجد.؟
ليس كل شئ يمكن عمله او يجب عمله الان.
أضف القدرة على اتخاذ القرار لعاداتك العملية.
عود نفسك على مبدأ (افعله الان)

المؤلف: كيري جلايسون

ترجمة: نواف ضامن

مراجعة الترجمة: د. ابراهيم بن حمد